Oficina Técnica de Eventos
Además de especializarse en la organización y gestión de eventos propios, YayYay Events también ejerce de oficina o secretaría técnica de eventos y congresos especialmente para el sector público.
En calidad de oficina técnica de eventos, YayYay se encarga de gestionar y coordinar todos los aspectos técnicos y logísticos relacionados con la planificación y ejecución de todo tipo de evento, ofreciendo una gestión centralizada del mismo, un enfoque profesional y destacando en diferentes ámbitos profesionales. Estos pueden incluir: conferencias, seminarios, congresos, reuniones de alto nivel, eventos corporativos, ferias comerciales,etc. incluso conciertos y espectáculos.
Funciones
Coordinación general
Logística
- Asesoramiento completo al cliente.
- Nuestra visión y experiencia a disposición del cliente.
- Control de presupuesto.
- Programación actividades, deadlines y agenda del evento.
- Gestión y promoción de la accesibilidad y diversidad del evento.
- Selección de ubicación según tipo de evento y público, aforo y necesidades técnicas. Planificación de distribución del espacio, manejo del flujo de asistentes. instalación de sistemas eléctricos y conexión Internet.
- Reserva y gestión de sedes, hoteles, actividades, traslados.
Proveedores
Diseño
Búsqueda, contacto y contratación de:
- Equipamiento técnico: sonido, audiovisuales, iluminación, mobiliario, pantallas, etc.
- Catering y degustaciones.
- Merchandising.
- Diseño del concepto del evento, branding, media kit y creatividades.
- Desde el diseño web y formatos digitales (RRSS) hasta la personalización de elementos físicos del evento (señalética, acreditaciones, pack de bienvenida, etc.).
Patrocinadores
Ponentes
- Selección, contacto, búsqueda y seguimiento de patrocinadores.
- Selección e invitación de ponentes y conferenciantes.
- Asistencia y apoyo logístico.
Asistentes
Personal
- Registro e inscripciones de asistentes o invitados.
- Cobro y emisión de tickets.
- Certificados y diplomas.
Contratación de personal especializado en organización, seguridad, técnicos, azafatos, voluntarios, etc.
Marketing
Burocracia
- Publicidad.
- Comunicación.
- Gestión de redes sociales.
- Documentación oficial.
- Permisos.
- Contratos.
Protocolo
Asistencia
- Seguridad.
- Plan de emergencia.
- Código de conducta.
- Atención al cliente en todas las fases del evento.
Porqué YayYay Events
Experiencia
Eficiencia
Llevamos desde el 2016 organizando eventos de todo tipo y tamaño: de meetups informales y workshops a nivel local a conferencias internacionales de hasta 1000 participantes.
Todos los aspectos de tu evento centralizados bajo una única gestión.
Personalización
Transparencia
Escuchamos tus ideas y diseñamos el evento a tu medida. Te acompañamos a lo largo del proceso involucrándote en todas las decisiones relacionadas con tu evento.
Nos caracteriza un trato cercano y empático con el cliente, basado en la comunicación y en el intercambio de ideas.
Localización
Variedad y diversidad
Conocemos nuestro territorio: hemos trabajado al lado y con el apoyo de administraciones públicas, centros culturales, entidades, asociaciones y empresas locales de la zona de Málaga Capital y alrededores.
Contamos con un equipo diverso y multilingüe, que refleja la variedad y la originalidad de nuestros proyectos, sin olvidar de nuestro inimitable toque malagueño.